Šiandien, kai vis daugiau oficialių reikalų tvarkoma internetu, elektroninis parašas tapo neatsiejama kasdienybės dalimi. Jo pagalba galime pasirašyti svarbius dokumentus neišeidami iš namų, greitai ir patogiai sudaryti sutartis ar teikti prašymus įvairioms institucijoms. Nors iš pirmo žvilgsnio elektroninis pasirašymas gali atrodyti sudėtingas, iš tikrųjų tai yra gana paprastas procesas, jei žinote visus pagrindinius žingsnius. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu, kokių įrankių tam reikia ir kokiais atvejais toks pasirašymo būdas yra pripažįstamas teisiškai.
Kas yra elektroninis parašas?
Elektroninis parašas – tai elektroninė duomenų forma, naudojama asmens tapatybei patvirtinti ir pasirašyti dokumentus skaitmeniniu būdu. Tai tas pats, kas ranka rašytas parašas, tik skaitmeninėje erdvėje. Elektroninis parašas užtikrina pasirašyto dokumento autentiškumą, vientisumą ir pasirašiusio asmens tapatybę. Lietuvoje elektroninis parašas yra visiškai teisėtas ir pripažįstamas tiek valstybės institucijų, tiek privačių įmonių.
Kokie yra elektroninių parašų tipai?
Yra keli pagrindiniai elektroninių parašų tipai, kurie skiriasi patikimumo lygiu ir teisine galia:
- Paprastas elektroninis parašas – dažnai naudojamas mažiau formaliose situacijose. Tai gali būti net nuskenuota parašo kopija ar patvirtinimas el. paštu.
- Pažangus elektroninis parašas – sukuriamas naudojant specialias programas ar sistemas, užtikrinančias didesnį saugumą ir parašo vientisumą.
- Kvalifikuotas elektroninis parašas – aukščiausio lygio saugumo parašas, turintis tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas. Lietuvoje kvalifikuotą parašą galima naudoti su asmens tapatybės kortele, mobiliuoju parašu arba specialiomis USB laikmenomis.
Kokie įrankiai reikalingi dokumentams pasirašyti elektroniniu parašu?
Norint pasirašyti dokumentą elektroniniu parašu, jums reikės keleto dalykų. Viskas priklauso nuo to, kokį parašo tipą pasirinksite. Dažniausi pasirinkimai yra:
- Asmens tapatybės kortelė su aktyvia elektroninio parašo funkcija.
- Mobilusis parašas – paslauga, leidžianti pasirašyti dokumentus naudojant SIM kortelėje įdiegtą sertifikatą.
- USB raktas arba eToken su kvalifikuotu skaitmeniniu sertifikatu.
- Skaitmeninė platforma, pvz., „Dokobit“, „GoSign“, ar „Adobe Sign“, leidžianti įkelti dokumentus ir juos pasirašyti internetu.
Žingsnis po žingsnio: kaip pasirašyti elektroninį dokumentą?
Pasirašymo procesas gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo naudojamo įrankio, tačiau bendra seka išlieka panaši. Štai kaip tai paprastai vyksta:
- Pasiruoškite dokumentą. Įsitikinkite, kad dokumentas yra tinkamo formato (pavyzdžiui, PDF). Kai kurios platformos priima ir kitus formatus, tačiau PDF yra dažniausiai naudojamas.
- Pasirinkite pasirašymo platformą arba įrankį. Prisijunkite prie pasirinktos sistemos (pvz., „Dokobit“), kurioje įkeliamas pasirašytinas dokumentas.
- Prisijunkite tapatybės nustatymui. Jei naudojate mobilųjį parašą, įveskite savo telefono numerį ir pasirašymo kodą. Jei tai ID kortelė – prijunkite ją prie kompiuterio skaitytuvo.
- Pasirašykite dokumentą. Patvirtinkite savo ketinimą pasirašyti, patikrinkite duomenis ir paspauskite „Pasirašyti“.
- Atsisiųskite arba išsiųskite pasirašytą dokumentą. Po sėkmingo pasirašymo sistema generuoja galutinį failą su sertifikuotu elektroniniu parašu. Šį failą galite išsiųsti el. paštu arba pateikti institucijai.
Elektroninio parašo saugumo aspektai
Saugumas yra vienas svarbiausių klausimų elektroninio pasirašymo srityje. Kvalifikuotas elektroninis parašas užtikrina, kad dokumentas nebus pakeistas po pasirašymo. Be to, parašas yra neatsiejamas nuo asmens tapatybės, todėl jo klastojimas praktiškai neįmanomas.
Renkantis paslaugų teikėją svarbu įsitikinti, kad jis yra patikimas ir akredituotas priežiūros institucijų. Lietuvoje kvalifikuotus paslaugų teikėjus prižiūri Ryšių reguliavimo tarnyba (RRT).
Klaidos ir patarimai pradedantiesiems
Pradedantieji dažnai susiduria su keliomis techninėmis klaidomis – nesuderinamos naršyklės, pasenę sertifikatai ar neaktyvi ID kortelės funkcija. Kad pasirašymo procesas vyktų sklandžiai, rekomenduojama:
- Reguliariai atnaujinti programinę įrangą ir naršyklės plėtinius.
- Patikrinti, ar ID kortelės skaitytuvas veikia tinkamai.
- Naudoti tik patikimas ir oficialias pasirašymo svetaines.
- Saugoti savo PIN kodus ir nesidalinti jais su kitais asmenimis.
Elektroninio parašo naudojimo privalumai
Elektroninis parašas suteikia daugybę privalumų, kurie padeda taupyti laiką ir užtikrinti dokumentų saugumą:
- Galite pasirašyti dokumentus bet kur ir bet kada.
- Visas procesas vyksta greitai – nereikia spausdinti ar skenuoti.
- Pasirašyti dokumentai yra teisiškai galiojantys visoje Europos Sąjungoje.
- Užtikrinamas aukštas duomenų apsaugos ir konfidencialumo lygis.
DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)
Ar elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ranka rašytas?
Taip. Kvalifikuotas elektroninis parašas turi visiškai tokią pačią teisinę galią kaip ir tradicinis parašas ant popieriaus. Jis pripažįstamas tiek teismuose, tiek valstybės institucijose.
Ar galiu pasirašyti dokumentus telefonu?
Žinoma. Naudojant mobilųjį parašą galima pasirašyti dokumentus bet kuriuo metu ir iš bet kurios vietos, tereikia turėti interneto prieigą ir mobilųjį įrenginį su aktyvia parašo paslauga.
Ar galima pasirašyti tas pačias sutartis keliems asmenims?
Taip, daugelis pasirašymo platformų suteikia galimybę pridėti kelių pasirašančiųjų eiles. Jie gauna pranešimus el. paštu ir gali patvirtinti parašą savo pasirinktu būdu.
Ar yra mokesčiai už elektroninį pasirašymą?
Priklauso nuo paslaugos teikėjo. Kai kurie siūlo nemokamą pasirašymą tam tikram dokumentų kiekiui, o kiti taiko simbolinius įkainius už kiekvieną pasirašymą.
Ką daryti, jei dokumentas neatsidaro po pasirašymo?
Jeigu nepavyksta atidaryti pasirašyto failo, įsitikinkite, kad naudojate atnaujintą dokumentų peržiūros programą (pvz., „Adobe Acrobat Reader“) ir kad failas nebuvo pažeistas siuntimo metu.
Elektroninio pasirašymo ateitis Lietuvoje
Elektroninio pasirašymo technologijos nuolat tobulėja, o vartotojų skaičius sparčiai auga. Valstybinės institucijos ir verslas vis dažniau pereina prie visiškai skaitmenizuotų procesų, todėl galima tikėtis, kad artimiausiais metais elektroninis parašas taps dar paprastesnis ir prieinamesnis kiekvienam. Nuolatinis sistemų integravimas, dirbtinio intelekto pagalba atliekama duomenų analizė ir tapatybės tikrinimas leis dar labiau sumažinti biurokratinius procesus ir padaryti pasirašymą dar greitesnį ir patogesnį.
