Vykdant tarptautinį verslą Europos Sąjungos (ES) viduje, mokesčių administravimas tampa vienu svarbiausių kasdienės veiklos aspektų. Kiekvienas verslininkas, sudarydamas sutartis su užsienio partneriais, privalo užtikrinti, kad jo sandoriai atitinka galiojančius teisės aktus, o PVM (pridėtinės vertės mokesčio) apskaita yra tvarkinga. Vienas dažniausiai užduodamų klausimų – kaip įsitikinti, kad partneris yra patikimas ir ar jo nurodytas PVM kodas yra galiojantis? Neteisingas PVM kodo patikrinimas gali ne tik sukelti nesklandumų su mokesčių inspekcija, bet ir tapti priežastimi prarasti teisę į nulinį PVM tarifą. Šiame straipsnyje detaliai išnagrinėsime, kodėl ES PVM kodo tikrinimas yra kritiškai svarbus, kaip tai atlikti naudojantis oficialiais įrankiais ir į ką reikėtų atkreipti dėmesį, siekiant apsaugoti savo įmonę nuo galimų finansinių nuostolių.
Kodėl ES PVM kodo tikrinimas yra privalomas?
PVM mokėtojų registravimo sistema ES yra sukurta tam, kad prekių ir paslaugų judėjimas tarp valstybių narių būtų skaidrus. Kai įmonė prekiauja su kitoje ES šalyje registruotu partneriu, dažniausiai taikomas 0 proc. PVM tarifas (tai vadinama prekių tiekimu į kitą valstybę narę). Tačiau, kad šis tarifas būtų teisėtas, tiekėjas privalo įsitikinti, jog pirkėjas tikrai yra PVM mokėtojas kitoje šalyje. PVM kodo tikrinimas leidžia išvengti mokesčių slėpimo schemų ir užtikrina, kad jūsų įmonė nekils įtarimų mokesčių administratoriui dėl nepagrįstai pritaikyto nulinio tarifo.
Jei vėliau paaiškėtų, kad partnerio PVM kodas buvo negaliojantis sandorio metu, mokesčių administratorius turi teisę priskaičiuoti standartinį PVM tarifą, delspinigius ir baudas. Tai gali tapti rimtu smūgiu verslo biudžetui, ypač jei sandorio vertė yra didelė.
Oficialus VIES įrankis ir jo naudojimas
Europos Komisija yra sukūrusi centralizuotą sistemą, vadinamą VIES (angl. VAT Information Exchange System). Tai vienintelis oficialus ir pripažintas įrankis, leidžiantis realiuoju laiku patikrinti, ar įmonės PVM kodas yra aktyvus bet kurioje ES valstybėje narėje. Naudojimasis šia sistema yra visiškai nemokamas ir prieinamas kiekvienam verslo subjektui.
Žingsnis po žingsnio: kaip patikrinti PVM kodą
- Apsilankykite oficialioje Europos Komisijos VIES interneto svetainėje.
- Pasirinkite šalį, kurioje įregistruota partnerio įmonė.
- Įveskite partnerio PVM mokėtojo kodą.
- Spauskite mygtuką Tikrinti.
Sistema pateiks atsakymą: „Taip, galioja“ arba „Ne, negalioja“. Jei kodas galioja, sistema taip pat gali pateikti informaciją apie įmonės pavadinimą ir adresą (priklausomai nuo konkrečios šalies duomenų apsaugos taisyklių). Jei duomenys sutampa su jūsų turima informacija apie partnerį, galite būti ramūs – sandoris atitinka reikalavimus.
Ką daryti, jei PVM kodas nerodomas arba negalioja?
Kartais pasitaiko atvejų, kai sistema rodo, jog PVM kodas yra neteisingas arba neveikia. Tai nebūtinai reiškia, kad jūsų partneris yra sukčius. Priežastys gali būti įvairios:
- Techninės kliūtys pačioje VIES sistemoje arba atitinkamos valstybės duomenų bazėje.
- Partneris ką tik užsiregistravo PVM mokėtoju, ir informacija dar nespėjo atnaujinti centrinės duomenų bazės.
- Įmonė laikinai sustabdė savo PVM mokėtojo statusą.
- Įvesta klaida įvedant kodą (patikrinkite tarpus, specialiuosius simbolius).
Jei susidūrėte su „Ne, negalioja“ atsakymu, jokiu būdu netęskite sandorio su 0 proc. PVM tarifu. Pirmiausia susisiekite su partneriu ir paprašykite patikslinti duomenis. Jei reikia, kreipkitės į savo šalies mokesčių inspekciją rašytinio patvirtinimo, kad galėtumėte pagrįsti savo veiksmus audito atveju.
Įrodymai mokesčių administratoriui: spausdinti ar saugoti?
Daugelis buhalterių klausia, ar būtina saugoti ekrano kopijas (angl. screenshot) apie atliktą PVM kodo patikrinimą. Nors teisės aktai neįpareigoja kaupti kiekvienos paieškos istorijos, tai yra labai rekomenduojama praktika. Audito metu, kai reikia įrodyti, jog sandorio metu elgėtės sąžiningai ir tikrinote partnerį, VIES atsakymo atspaudas arba PDF išrašas yra geriausias įrodymas. Tai patvirtina, kad atlikote būtiną „due diligence“ (deramo patikrinimo) procedūrą.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
Ar VIES sistemoje galima patikrinti Lietuvos įmonės PVM kodą?
Taip, VIES sistemoje galima patikrinti bet kurios ES valstybės narės, įskaitant Lietuvą, PVM mokėtojus. Tačiau Lietuvos įmones patogiausia tikrinti Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) interneto svetainėje, kur duomenys yra atnaujinami tiesiogiai iš nacionalinio registro.
Ką daryti, jei partneris teigia, kad jo PVM kodas galioja, bet VIES rodo kitaip?
Paprašykite partnerio pateikti oficialią pažymą iš jų šalies mokesčių administratoriaus. Taip pat galite palaukti kelias dienas – kartais duomenų sinchronizacija tarp nacionalinių bazių ir Europos Komisijos sistemos užtrunka.
Ar tikrinant PVM kodą reikia registruotis VIES sistemoje?
Ne, sistema yra vieša ir jokių registracijų ar prisijungimo duomenų nereikalauja. Galite tikrinti tiek įmonių, kiek reikia savo verslo poreikiams.
Kaip dažnai reikia tikrinti tą patį verslo partnerį?
Rekomenduojame PVM kodą tikrinti prieš kiekvieną naują sandorį arba bent kartą per ketvirtį, jei bendradarbiaujate nuolat. Įmonės statusas gali pasikeisti per vieną dieną, todėl pasikliovimas sena informacija gali būti rizikingas.
Ar PVM kodo patikrinimas yra pakankamas įrodymas, kad partneris patikimas?
PVM kodo patikrinimas tik patvirtina, kad įmonė yra registruota PVM mokėtoja. Tai nepasako nieko apie įmonės finansinį stabilumą ar reputaciją. Rekomenduojame papildomai tikrinti įmonės kredito reitingus ir viešai prieinamą informaciją apie skolas.
Papildomos rizikos valdymo priemonės
Vien tik PVM kodo patikrinimas, nors ir būtinas, nėra visa visapusiška apsaugos strategija. Tarptautinėje prekyboje svarbu taikyti papildomus rizikos valdymo metodus. Pirmiausia, visada tikrinkite, ar sąskaitoje faktūroje nurodytas įmonės pavadinimas ir adresas sutampa su duomenimis, kuriuos matote oficialiose sistemose. Jei pastebite neatitikimų – pavyzdžiui, įmonė registruota vienu adresu, o sąskaitoje nurodytas kitas, arba sąskaitos rekvizitai nesutampa su VIES pateikta informacija – tai yra raudona vėliava.
Taip pat svarbu rinkti įrodymus apie prekių pristatymą. Nulinis PVM tarifas yra taikomas tik tada, kai prekės fiziškai išgabenamos iš šalies. Transporto dokumentai, CMR važtaraščiai ar kitas logistikos patvirtinimas yra lygiai tokie pat svarbūs kaip ir teisingas PVM kodas. Be šių dokumentų, mokesčių administratorius gali nuspręsti, kad sandoris įvyko šalies viduje, todėl turės būti taikomas standartinis PVM tarifas.
Sutartys ir jų svarba apskaitai
Daugeliu atvejų tvarkinga sutartis tarp dviejų verslo subjektų išsprendžia daugybę nesusipratimų. Sutartyje aiškiai aprašykite šalių įsipareigojimus dėl PVM mokėjimo. Jei prekiaujate su ES šalimis, nurodykite, kad pirkėjas garantuoja savo PVM mokėtojo statusą ir įsipareigoja pranešti apie bet kokius pokyčius. Tokia nuostata suteikia teisinį pagrindą reikalauti žalos atlyginimo, jei dėl pirkėjo pateiktų klaidingų duomenų jūsų įmonei atsirastų mokestinė prievolė.
Nepamirškite, kad PVM teisės aktai nuolat keičiasi, todėl periodiškai konsultuokitės su savo buhalteriu ar mokesčių konsultantu. Tai ypač aktualu, jei jūsų veikla plečiasi į naujas rinkas ar naudojate sudėtingas logistikos grandines (pvz., trikampę prekybą). Trikampės prekybos atveju taisyklės yra dar griežtesnės, o reikalavimai dokumentacijai – platesni, todėl kiekviena detalė, pradedant PVM kodu, turi būti patikrinta su ypatingu kruopštumu.
Galiausiai, verslo partnerių tikrinimas neturėtų būti vertinamas tik kaip biurokratinė prievolė. Tai yra jūsų verslo higienos dalis. Gebėjimas greitai ir teisingai patikrinti informaciją parodo jūsų įmonę kaip profesionalią, patikimą ir atsakingą rinkos dalyvę. Tai stiprina pasitikėjimą su partneriais ir, svarbiausia, leidžia ramiai dirbti, žinant, kad jūsų finansiniai reikalai yra tvarkingi ir atsparūs netikėtoms mokesčių patikrinimų pasekmėms.
