Elektroninis parašas šiandien tampa neatsiejama kasdienio gyvenimo dalimi tiek verslo, tiek asmeniniuose reikaluose. Jis leidžia greitai, saugiai ir patogiai pasirašyti dokumentus, nereikalaujant fizinio susitikimo ar popierinės formos. Suprasti, kaip tinkamai naudotis elektroniniu parašu, yra svarbu kiekvienam, kas nori efektyviai dirbti šiuolaikinėje skaitmeninėje aplinkoje.
Kas yra elektroninis parašas?
Elektroninis parašas – tai skaitmeninė priemonė, kuri patvirtina žmogaus tapatybę ir jo sutikimą su dokumento turiniu. Tai tas pats teisinis ekvivalentas kaip ir ranka rašytas parašas, tačiau pasirašoma naudojant specialius įrankius bei technologijas. Pagal Europos Sąjungos reglamentą eIDAS, yra keli elektroninio parašo lygiai:
- Paprastas elektroninis parašas – naudotojo pateiktas duomenų rinkinys (pvz., elektroninis laiškas su patvirtinimu);
- Pažangus elektroninis parašas – užtikrina, kad parašas būtų unikalus ir susietas su pasirašytoju, taip pat leistų identifikuoti, ar dokumentas vėliau buvo pakeistas;
- Kvalifikuotas elektroninis parašas – tai pats aukščiausias saugumo lygis, turintis tokią pačią teisinę galią kaip ranka rašytas parašas.
Kodėl verta naudoti elektroninį parašą?
Elektroninis parašas suteikia daugybę privalumų tiek privatiems asmenims, tiek įmonėms:
- Galimybė pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu, be fizinio susitikimo.
- Laiko taupymas – dokumentas pasirašomas akimirksniu.
- Saugumas – pasirašytas failas yra apsaugotas nuo pakeitimų.
- Teisinis galiojimas visoje Europos Sąjungoje.
- Aplinkai draugiškas sprendimas, nes sumažinamas popieriaus naudojimas.
Kaip pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu: žingsniai
Nors konkreti pasirašymo procedūra gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo naudojamo įrankio ar platformos, pagrindiniai žingsniai dažniausiai yra panašūs.
1. Pasiruoškite būtinas priemones
Norint pasirašyti elektroniniu parašu, reikia turėti:
- Galiojantį asmens tapatybės dokumentą su elektroninio parašo funkcija (pvz., asmens tapatybės kortelę arba mobilųjį elektroninį parašą mobiliajame telefone).
- Reikiamą programinę įrangą (pvz., „Smart-ID“, „Mobile-ID“, arba „Dokobit“, „GoSign“ ir pan.).
- Stabilų interneto ryšį ir prieigą prie pasirašymo platformos.
2. Pasirinkite pasirašymo būdą
Elektroninius parašus galima naudoti keliais būdais:
- Naudojant mobilų parašą – tai patogi ir greita priemonė, kai pasirašymas patvirtinamas telefonu su įvestu asmeniniu kodu.
- Naudojant Smart-ID – parašas generuojamas mobiliojoje programėlėje.
- Naudojant USB ar ID kortelę – pasirašymas atliekamas naudojant kortelių skaitytuvą bei autentifikacijos programinę įrangą.
3. Įkelkite dokumentą į sistemą
Dauguma platformų leidžia įkelti dokumentą PDF ar kito formato. Įkėlę dokumentą, galite pasirinkti vietą, kurioje bus rodoma parašo požyma, jei to reikia.
4. Patvirtinkite savo tapatybę
Šis žingsnis yra būtinas siekiant užtikrinti, kad dokumentą pasirašo būtent jūs. Tai atliekama per mobilųjį įrenginį ar identifikacijos sistemą (pvz., įvedant PIN kodą ar patvirtinant per Smart-ID).
5. Patikrinkite pasirašytą dokumentą
Baigus pasirašymo procesą, visada reikia įsitikinti, kad:
- Dokumentas yra tinkamai pasirašytas (dažnai parašas pažymėtas skaitmeniniu žymeniu).
- Nėra jokių klaidų ar nurodymų, kad parašas neteisingas.
- Failas išsaugotas saugioje vietoje arba saugykloje.
Svarbiausi patarimai sėkmingam elektroniniam pasirašymui
Nors pats procesas yra gana paprastas, yra keletas praktinių niuansų, į kuriuos vertėtų atkreipti dėmesį:
- Užtikrinkite įrenginių saugumą. Visada naudokite apsaugotus įrenginius – venkite pasirašyti iš viešųjų kompiuterių ar neapsaugotų tinklų.
- Reguliariai atnaujinkite programinę įrangą. Saugumo spragų prevencijai svarbu naudoti naujausią versiją tiek mobiliosios programėlės, tiek naršyklės.
- Venkite dalintis prisijungimo duomenimis. Elektroninis parašas yra toks pat svarbus kaip asmens dokumentas, todėl jį saugokite atsakingai.
- Patikrinkite pasirašytus dokumentus prieš siuntimą. Įsitikinkite, kad visos šalys pasirašė ir failas nėra pažeistas.
- Naudokite patikimas pasirašymo platformas. Rinkitės tik akredituotus paslaugų teikėjus, turinčius eIDAS sertifikatus.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Kuo kvalifikuotas elektroninis parašas skiriasi nuo paprasto?
Kvalifikuotas parašas yra sukurtas naudojant sertifikuotą įrenginį ir paslaugų teikėją, todėl turi tokią pačią teisinę galią kaip ranka rašytas parašas. Paprastas parašas dažnai neturi tokio teisinio pripažinimo.
Ar galiu pasirašyti dokumentus telefonu?
Taip, galite naudoti mobilųjį elektroninį parašą arba Smart-ID. Tai patogus ir greitas būdas patvirtinti dokumentus naudojant tik mobilųjį įrenginį.
Ar elektroninis parašas galioja visose ES šalyse?
Taip, kvalifikuotas elektroninis parašas, atitinkantis eIDAS reglamentą, pripažįstamas visoje Europos Sąjungoje ir turi vienodą teisinę galią.
Ką daryti, jei pasirašymo metu įvyko klaida?
Pirmiausia patikrinkite savo interneto ryšį ir pabandykite dar kartą. Jei klaida kartojasi, susisiekite su paslaugos teikėju arba atnaujinkite programinę įrangą.
Ar galima pasirašyti kelis dokumentus vienu metu?
Taip, kai kurios platformos leidžia pasirašyti kelis failus vienu prisijungimu, tačiau tai priklauso nuo konkrečios naudojamos sistemos galimybių.
Elektroninio parašo ateitis Lietuvoje
Šiuolaikinės technologijos nuolat tobulėja, todėl elektroninis pasirašymas tampa dar patogesnis bei prieinamas plačiam visuomenės ratui. Lietuva jau dabar yra viena iš lyderių elektroninės tapatybės srityje, o ateityje galima tikėtis dar didesnės paslaugų integracijos į įvairias e. valdžios sistemas. Verslo sektoriuje elektroninis pasirašymas tampa ne tik patogumo, bet ir konkurencinio pranašumo klausimu.
Tęsiantis skaitmenizacijos procesui, vis daugiau institucijų, įmonių ir žmonių pereina prie pilno elektroninio dokumentų valdymo. Tokia kryptis leidžia ne tik taupyti laiką bei išteklius, bet ir kurti patikimą, saugią bei tvarią veikimo aplinką visiems vartotojams.
