Vykdant tarptautinį verslą Europos Sąjungos viduje, vienas svarbiausių kasdienių veiksmų yra verslo partnerių patikimumo užtikrinimas. Prekyba su kitose ES valstybėse narėse įsikūrusiomis įmonėmis atveria didžiules plėtros galimybes, tačiau kartu su savimi atneša ir tam tikrų mokestinių prievolių bei rizikų. Viena svarbiausių sąlygų, norint taikyti 0 procentų PVM tarifą prekių tiekimui į kitą ES šalį ar paslaugų teikimui, yra teisingas pirkėjo PVM mokėtojo kodo statusas. Netinkamas patikrinimas gali kainuoti ne tik papildomą laiką aiškinantis su mokesčių inspekcija, bet ir realius finansinius nuostolius, jei paaiškėtų, kad partneris nėra PVM mokėtojas, o jūs neteisingai pritaikėte PVM lengvatą.
Kas yra VIES sistema ir kodėl ji būtina?
VIES (angl. VAT Information Exchange System) yra Europos Komisijos sukurta elektroninė sistema, skirta PVM mokėtojų duomenų mainams tarp ES valstybių narių mokesčių administratorių. Paprastam verslininkui ši sistema yra pagrindinis įrankis, leidžiantis akimirksniu patikrinti, ar su juo bendradarbiaujantis partneris yra registruotas PVM mokėtoju kitoje ES šalyje.
Naudojimasis šia sistema yra ne tik gerosios praktikos dalis, bet ir būtina sąlyga norint pagrįsti mokestines operacijas. Kai prekių tiekėjas ar paslaugų teikėjas vykdo sandorį su kitos valstybės narės partneriu, jis privalo įsitikinti, kad pirkėjas turi galiojantį PVM kodą. Tik turint šį patvirtinimą, galima taikyti PVM atvirkštinio apmokestinimo mechanizmą arba 0 proc. PVM tarifą. Priešingu atveju, mokesčių administratorius gali traktuoti sandorį kaip vietinį, o tai reiškia prievolę skaičiuoti PVM, kurio vėliau gali būti neįmanoma susigrąžinti iš pirkėjo.
Kaip atlikti PVM kodo tikrinimą žingsnis po žingsnio
PVM kodo tikrinimas ES yra gana paprastas procesas, nereikalaujantis specialių techninių žinių ar brangios programinės įrangos. Viskas, ko jums reikia – tai interneto ryšys ir partnerio PVM kodas. Procesas atrodo taip:
- Apsilankykite oficialioje Europos Komisijos VIES svetainėje. Tai yra pagrindinis ir oficialus šaltinis. Venkite trečiųjų šalių svetainių, kurios gali teikti pasenusius ar netikslius duomenis.
- Pasirinkite valstybę narę iš pateikto sąrašo. Svarbu atkreipti dėmesį, kad kiekviena šalis turi savo PVM kodo formatą.
- Įveskite partnerio PVM kodą. Dažniausiai tai būna šalies kodas (pvz., LT, DE, FR) ir po jo einanti skaitmenų bei raidžių seka.
- Spauskite tikrinimo mygtuką ir sistema pateiks rezultatą realiuoju laiku.
Sistemos pateiktas atsakymas gali būti dviejų tipų: „Taip, galioja” arba „Ne, negalioja”. Jei sistema patvirtina kodo galiojimą, ji dažnai pateikia ir įmonės pavadinimą bei adresą, kurie yra susieti su šiuo PVM kodu. Rekomenduojama visada išsaugoti ar atsispausdinti gautą rezultatą, kad turėtumėte įrodymą apie atliktą patikrą mokesčių patikrinimo atveju.
Kodėl vien patikrinimo sistemoje kartais nepakanka?
Nors VIES sistema yra labai naudinga, ji ne visada suteikia visą reikiamą informaciją apie partnerio patikimumą. PVM kodo galiojimas tik patvirtina, kad įmonė yra registruota PVM mokėtoja, tačiau ji nepasako, ar įmonė nevykdo veiklos, ar nėra bankrutuojanti, ar nėra įtraukta į mokesčių administratorių rizikos sąrašus.
Todėl patyrę verslininkai, vykdantys tarptautinius sandorius, naudoja papildomus kriterijus partnerio patikimumui įvertinti:
- Finansinių ataskaitų analizė: jei įmanoma, patikrinkite partnerio viešai prieinamas finansines ataskaitas. Ar įmonė dirba pelningai? Ar turi didelių skolų?
- Kreditų biurų duomenys: naudojimasis tarptautinių kreditingumo vertinimo agentūrų paslaugomis gali padėti suprasti, ar partneris yra mokus.
- Verslo reputacija: paieška internete, atsiliepimai, bendradarbiavimas su kitais partneriais gali atskleisti daug daugiau nei tik PVM statusas.
- Sutarties sąlygos: griežtos apmokėjimo sąlygos, avansiniai mokėjimai arba kredito draudimas gali padėti sumažinti riziką bendradarbiaujant su nauju partneriu.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Dažniausiai pasitaikanti klaida yra PVM kodo tikrinimas tik vieną kartą – sudarant pirmąją sutartį. Verslo aplinka yra dinamiška: įmonės praranda PVM mokėtojo statusą, tampa nemokiomis arba tiesiog nutraukia veiklą. Būtina periodiškai, o geriausia – prieš kiekvieną didesnį sandorį ar periodiškai (pvz., kartą per ketvirtį), iš naujo patikrinti partnerio PVM kodo galiojimą.
Kita dažna klaida – neatitikimas tarp sutarties šalies ir PVM kodo savininko. Būna atvejų, kai prekes perka viena įmonė, o sąskaitą-faktūrą prašo išrašyti kitai, dažnai kitoje šalyje registruotai įmonei. Tai yra rimtas rizikos signalas. Sąskaita visada turi būti išrašoma tam juridiniam asmeniui, kuris yra faktinis pirkėjas ir kuris yra nurodytas VIES sistemoje su galiojančiu PVM kodu.
Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į PVM kodo formatą. Nors VIES sistema padeda suformatuoti užklausas, neteisingai įvestas kodas gali pateikti klaidingą „negalioja” rezultatą. Visada pasitikrinkite, ar teisingai įvedėte šalies kodą ir skaitmenų seką.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
Ar VIES sistema veikia 24/7?
Taip, sistema veikia visą parą, tačiau kartais ji gali būti nepasiekiama dėl techninės priežiūros arba dėl to, kad konkrečios ES šalies narės nacionalinė duomenų bazė laikinai neprieinama duomenų mainams. Jei sistema nepateikia atsakymo, bandykite vėliau.
Ką daryti, jei partnerio PVM kodas rodomas kaip negaliojantis?
Pirmiausia, patikrinkite, ar teisingai įvedėte duomenis. Jei viskas teisinga, jokiu būdu netaikykite 0 proc. PVM tarifo. Susisiekite su partneriu ir paprašykite paaiškinimo. Gali būti, kad įmonė ką tik išsiregistravo iš PVM mokėtojų arba padarė administracinę klaidą. Iki situacijos išaiškinimo sandorį laikykite vietiniu ir taikykite standartinį PVM tarifą arba stabdykite sandorį.
Ar reikia saugoti tikrinimo rezultatą?
Taip, tai yra labai rekomenduojama. Mokesčių patikrinimo metu būtent jūs turėsite įrodyti, kad sandorio metu tikrinote partnerio PVM kodą ir jis buvo galiojantis. VIES sistemos ekrano nuotrauka (screenshot) arba atspausdintas puslapis yra pakankamas įrodymas.
Ar galiu patikrinti savo įmonės PVM kodą per VIES?
Taip, sistema leidžia tikrinti ir savo, ir kitų įmonių PVM kodus. Tai geras būdas įsitikinti, kad jūsų duomenys sistemoje yra teisingi ir matomi kitiems partneriams.
Kodėl VIES nepateikia įmonės pavadinimo?
Kai kurios ES šalys narės dėl duomenų apsaugos reglamentų (GDPR) nepateikia pilnų įmonių pavadinimų ar adresų per VIES sistemą. Tai nereiškia, kad PVM kodas negalioja. Jei sistema patvirtina kodo galiojimą (t.y. negaunate klaidos pranešimo), tai yra svarbiausia.
Veiksmingas dokumentų valdymas užtikrinant mokestinį atitikimą
Be PVM kodo tikrinimo, didelę reikšmę mokesčių administratorių akyse turi tinkamai suformuoti dokumentai. Prekybos operacijose su ES šalimis narėmis, ypač kai taikomas 0 proc. PVM tarifas, neužtenka tik sąskaitos-faktūros. Privalote turėti įrodymus, kad prekės iš tikrųjų išvyko iš Lietuvos į kitą ES šalį.
Tai gali būti transporto dokumentai (CMR važtaraščiai), patvirtinantys prekių pristatymą kitam partneriui. Šių dokumentų kaupimas ir sisteminimas kartu su VIES patikros rezultatais sukuria stiprią gynybos poziciją bet kokio audito atveju. Dažnai verslas susiduria su problemomis ne dėl piktybinio vengimo mokėti mokesčius, o dėl negebėjimo tinkamai dokumentuoti įvykusių operacijų. Todėl sukurkite vidaus procedūras, kuriose kiekvienas naujas ES partneris būtų tikrinamas pagal nustatytą tvarką, o rezultatai archyvuojami prie atitinkamo kliento ar projekto bylos.
Šiuolaikinės apskaitos programos vis dažniau integruoja VIES patikros funkcionalumą, automatiškai tikrindamos partnerių duomenis. Jei naudojate tokią sistemą, būtinai įsitikinkite, kad integracija veikia tinkamai ir sistemos nustatymai yra atnaujinti. Automatinis tikrinimas žymiai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę ir sutaupo darbuotojų laiką, kurį jie gali skirti strateginėms verslo užduotims, o ne rankiniam duomenų tikrinimui interneto svetainėse.
Ką reiškia būti atsakingu verslo partneriu tarptautinėje rinkoje
Tarptautinė prekyba reikalauja ne tik verslumo, bet ir disciplinos. Nuolatinis dėmesys mokestinei tvarkai ir partnerių patikimumo tikrinimas yra ne tik apsauga nuo mokesčių inspekcijos sankcijų, bet ir stiprus signalas jūsų partneriams, kad esate profesionali, patikima ir skaidriai veikianti įmonė. Tai skatina pasitikėjimą, kuris yra bet kokių ilgalaikių verslo santykių pagrindas.
Tinkamas požiūris į PVM kodo tikrinimą apima visumą: techninį patikrinimą per oficialius šaltinius, papildomą rizikos vertinimą, kruopštų dokumentų tvarkymą ir nuolatinį procesų tobulinimą. Tai yra investicija į verslo stabilumą. Įmonės, kurios šiuos procesus atlieka atmestinai, anksčiau ar vėliau susiduria su nemaloniomis pasekmėmis, kurios gali neigiamai paveikti ne tik finansinę būklę, bet ir reputaciją rinkoje.
Paskutinis akcentas, kurį verta paminėti, yra nuolatinis mokymasis. Mokesčių įstatymai, tiek Lietuvos, tiek ES lygiu, gali keistis. Būti informuotam apie šiuos pokyčius, skaityti Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) bei Europos Komisijos informacinius pranešimus yra būtina sąlyga, norint išlikti konkurencingam ir saugiam tarptautinėje erdvėje. Skirkite laiko savo ar savo komandos kompetencijų kėlimui šioje srityje – tai su kaupu atsipirks sklandžiu ir saugiu verslo procesu.
