Verslo pasaulyje pasitikėjimas yra viena svarbiausių valiutų, tačiau verslo santykiuose aklas pasitikėjimas gali kainuoti labai brangiai. Kiekvienas įmonės vadovas, buhalteris ar pirkimų vadybininkas žino, kad bendradarbiavimas su nepatikimais partneriais gali ne tik sutrikdyti įmonės veiklą, bet ir sukelti rimtų mokestinių problemų su Valstybine mokesčių inspekcija. Vienas pirmųjų ir svarbiausių žingsnių vertinant potencialų verslo partnerį yra pridėtinės vertės mokesčio (PVM) mokėtojo kodo patikra. Šis paprastas veiksmas, atliekamas per kelias sekundes, apsaugo įmonę nuo galimų finansinių nuostolių, mokesčių administratoriaus baudų ir verslo reputacijos rizikos. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime, kodėl PVM kodo tikrinimas yra būtinas, kaip tai atlikti oficialiuose šaltiniuose ir kodėl tai yra saugiausias būdas vystyti verslą.
Kodėl PVM mokėtojo kodo tikrinimas yra kritiškai svarbus
PVM mokėtojo kodas nėra tik formalus skaičių derinys. Tai yra unikalus identifikatorius, kuris patvirtina, kad subjektas yra registruotas PVM mokėtojas ir turi teisę (arba prievolę) skaičiuoti bei mokėti PVM. Štai pagrindinės priežastys, kodėl privalote tikrinti partnerius:
- Mokestinis saugumas. Jei įsigyjate prekes ar paslaugas iš įmonės, kuri nurodo esanti PVM mokėtoja, tačiau iš tiesų tokia nėra arba jos registracija yra sustabdyta, kyla didelė rizika prarasti teisę į PVM atskaitą. Mokesčių administratorius gali atsisakyti grąžinti PVM, jei nustatys, kad partneris nebuvo tinkamas PVM mokėtojas sandorio metu.
- Sukčiavimo prevencija. PVM sukčiavimo schemos yra dažnos. Nusikalstamos grupės dažnai naudoja „išnykstančių“ įmonių modelius. Patikrinę PVM kodą, galite pamatyti, ar įmonė apskritai egzistuoja ir ar jos statusas yra aktyvus.
- Verslo reputacija. Bendradarbiavimas su „šešėliniame“ versle veikiančiomis įmonėmis gali pakenkti jūsų pačių reputacijai mokesčių inspekcijos akyse. Jei dažnai sudarote sandorius su įmonėmis, kurios vengia mokesčių, jūsų įmonė gali atsidurti padidintos rizikos sąrašuose.
- Duomenų tikslumas. Dažnai pasitaiko žmogiškųjų klaidų – neteisingai nurodytas kodas sąskaitoje faktūroje gali sukelti problemų buhalterinėje apskaitoje ir ataskaitose. Tikrinimas padeda išvengti administracinių klaidų.
Kaip patikrinti PVM kodą: Oficialūs šaltiniai
Svarbiausia taisyklė tikrinant PVM kodą – naudoti tik oficialius ir patikimus šaltinius. Trečiųjų šalių svetainės gali rodyti pasenusius duomenis, todėl rekomenduojama remtis šiais įrankiais:
VMI svetainė Lietuvoje
Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) svetainėje yra viešai prieinama PVM mokėtojų duomenų bazė. Tai yra patikimiausias šaltinis, jei sandorį vykdote su Lietuvos įmone. Sistemoje galite suvesti įmonės pavadinimą arba patį PVM kodą ir iškart pamatyti:
- Ar įmonė yra PVM mokėtoja.
- Nuo kada įmonė yra įregistruota PVM mokėtoja.
- Ar registracija yra šiuo metu galiojanti, ar sustabdyta.
- Ar nėra papildomų apribojimų, susijusių su šiuo mokesčių mokėtoju.
VIES sistema – tikrinimas visoje Europos Sąjungoje
Jei dirbate su partneriais iš kitų Europos Sąjungos (ES) valstybių, Lietuvos VMI duomenų bazės nepakaks. Tam yra skirta VIES (VAT Information Exchange System) sistema. Tai Europos Komisijos valdomas įrankis, leidžiantis patikrinti PVM mokėtojų kodus visose ES šalyse narėse.
Kaip veikia VIES: Jums tereikia pasirinkti šalį, kurioje registruota įmonė, ir įvesti jos PVM kodą. Sistema akimirksniu susisiekia su atitinkamos šalies mokesčių administratoriumi ir pateikia patvirtinimą apie kodo galiojimą. Svarbu paminėti, kad VIES sistema neteikia informacijos apie įmonių pavadinimus visais atvejais – tai priklauso nuo konkrečios šalies nacionalinių duomenų apsaugos įstatymų, tačiau kodo galiojimo statusas visada pateikiamas tiksliai.
Ką daryti, jei PVM kodas yra negaliojantis?
Jei tikrinimo metu gaunate atsakymą, kad PVM kodas yra negaliojantis, sustabdyta registracija arba įmonė nėra PVM mokėtoja, jokiu būdu netęskite sandorio įprasta tvarka. Štai veiksmų planas:
Pirmiausia, neskubėkite daryti išvadų apie sukčiavimą. Gali būti, kad įmonė tiesiog dar tik registruojasi arba įvyko techninė klaida sąskaitoje. Susisiekite su savo partneriu ir paprašykite paaiškinimo. Prašykite atsiųsti išrašą iš Mokesčių inspekcijos, patvirtinantį jų statusą.
Jei partneris negali pateikti įrodymų arba vengia atsakyti į klausimus, sandorį rekomenduojama nutraukti arba reikalauti atsiskaityti be PVM, jei tai leidžia įstatymai, tačiau tik po detalaus konsultavimosi su savo įmonės buhalteriu ar mokesčių konsultantu.
Niekada nepasitikėkite vien tik partnerio žodžiais. PVM kodas turi būti nurodytas oficialiuose dokumentuose, o jo galiojimas patikrintas realiu laiku, geriausia – pačią sandorio dieną arba sąskaitos išrašymo dieną.
Geroji praktika: PVM kodo tikrinimas kaip procesas
Kad verslas būtų saugus, PVM kodo tikrinimas negali būti atsitiktinis veiksmas. Tai turi tapti įmonės vidinės tvarkos dalimi.
- Naujų klientų patikra. Prieš pradedant bet kokį bendradarbiavimą su nauju tiekėju ar pirkėju, jo PVM kodas turi būti patikrintas ir rezultatas (ekrano nuotrauka ar sistemos išrašas) išsaugotas archyve.
- Periodinė esamų klientų patikra. PVM statusas gali pasikeisti per naktį. Įmonė gali būti išregistruota iš PVM mokėtojų dėl įvairių priežasčių. Rekomenduojama periodiškai (pvz., kartą per ketvirtį) patikrinti visų nuolatinių partnerių PVM statusą.
- Sutarties sąlygos. Į sutartis su verslo partneriais įtraukite punktą, įpareigojantį partnerį nedelsiant informuoti jus, jei pasikeičia jo PVM mokėtojo statusas. Tai suteiks papildomą teisinę apsaugą ginčų atveju.
- Sąskaitų faktūrų kontrolė. Buhalterija privalo tikrinti kiekvieną gaunamą sąskaitą faktūrą. Jei sąskaitoje nurodytas PVM kodas neatitinka VMI duomenų bazės, tokia sąskaita neturi būti įtraukiama į apskaitą, kol nėra patikslinta.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
Ką daryti, jei VIES sistemoje rodoma, kad PVM kodas yra negaliojantis, bet partneris teigia, kad viskas gerai?
Pirmiausia, įsitikinkite, kad teisingai įvedėte šalies kodą ir patį PVM numerį. Jei duomenys įvesti teisingai, paprašykite partnerio pateikti oficialią pažymą iš jų šalies mokesčių administratoriaus. Jei jie tokios pateikti negali, geriau susilaikyti nuo sandorio, nes rizika prarasti PVM atskaitą yra per didelė.
Ar reikia tikrinti PVM kodą, jei perkame prekes iš fizinio asmens?
Fiziniai asmenys, nevykdantys individualios veiklos, PVM mokėtojų kodo neturi. Tačiau jei fizinis asmuo vykdo individualią veiklą, jis gali būti PVM mokėtojas, jei jo pajamos viršija nustatytą ribą (45 000 Eur per metus) arba jis pats pasirinko registruotis. Tokiu atveju – tikrinimas yra būtinas.
Ar pakanka patikrinti PVM kodą tik vieną kartą, sudarant sutartį?
Ne, to nepakanka. Verslo aplinka keičiasi dinamiškai. Rekomenduojame tikrinti PVM kodą kiekvieną kartą, kai išrašoma nauja sąskaita faktūra arba bent jau periodiškai, pavyzdžiui, kartą per mėnesį.
Kur rasti PVM mokėtojų registrą?
Lietuvos įmonėms – VMI svetainėje (skyrius „PVM mokėtojų paieška“). ES įmonėms – oficialioje Europos Komisijos VIES svetainėje.
Ar saugu tikrinti PVM kodą per trečiųjų šalių „įmonių paieškos“ svetaines?
Tokios svetainės gali būti patogios, nes jose pateikiama papildoma informacija (pvz., skola „Sodrai“, darbuotojų skaičius), tačiau PVM kodo statusą visada rekomenduojame perkontroliuoti oficialiose VMI arba VIES svetainėse, nes trečiųjų šalių duomenys gali vėluoti.
Duomenų apsauga ir verslo skaidrumas
Skaidrumas šiuolaikiniame versle yra ne tik prievolė, bet ir privalumas. Įmonės, kurios atvirai dalijasi savo rekvizitais ir kurių PVM statusas visada yra „švarus“, kelia didesnį pasitikėjimą. PVM kodo tikrinimas yra paprastas, nekainuojantis ir itin efektyvus įrankis, padedantis išlaikyti sveiką verslo aplinką. Ignoruojant šį procesą, rizikuojama ne tik finansiniais nuostoliais, bet ir kyla pavojus, kad mokesčių administratorius gali atidžiau stebėti jūsų įmonės operacijas. Visada atminkite: verslo partnerio patikimumas yra jūsų finansinės sėkmės garantas, o PVM kodo tikrinimas – pirmasis žingsnis užtikrinant, kad dirbate su sąžiningu verslo subjektu. Investuodami kelias minutes į duomenų patikrą šiandien, išvengsite valandų darbo taisydami klaidas ir derindami mokestinius klausimus rytoj. Tai yra investicija į jūsų verslo stabilumą ir ramybę.
